展會(huì)業務的接洽、設計(jì)、搭建流程

接洽一個展覽項目的操作(zuò)流程：

一、項目接洽階段：獲取參展客戶信息上(shàng)門(mén)拜訪客戶， 取得客戶參展相關資料，明(míng)确設計(jì)圖交付日期

二、設計(jì)階段：與設計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶進行展位設計(jì)的交流，向客戶交付設計(jì)初稿、設計(jì)說明(míng)、工(gōng)程報(bào)價，研究客戶反饋意見并再次修改，交付最後定稿之設計(jì)圖及工(gōng)程報(bào)價

三、簽約階段：同客戶确定工(gōng)程價格，明(míng)确同客戶的相互配合要求，簽定合同

四、制作(zuò)階段：根據部門(mén)工(gōng)作(zuò)單完成制作(zuò)及準備工(gōng)作(zuò)，安排客戶到(dào)工(gōng)廠(chǎng)實地察看(kàn)制作(zuò)及準備情況，完成主辦、主場、展館等各項手續

五、現(xiàn)場施工(gōng)階段：現(xiàn)場展位搭建，處理(lǐ)現(xiàn)場追加、變更項目，配合客戶展品進場，客戶驗收

六、展會(huì)期間及撤場階段：安排展會(huì)期間現(xiàn)場應急服務和(hé)增值服務，配合客戶展品離場，現(xiàn)場拆除

七、後續跟蹤服務：展會(huì)的後續總結報(bào)告，爲客戶提供行業會(huì)展信息和(hé)分析，邀請(qǐng)客戶參觀公司其他(tā)服務案例

一．項目接洽階段

1．獲取參展客戶信息

以下(xià)一些(xiē)渠道(dào)是有可能(néng)幫助獲得最初步的客戶信息的。

上(shàng)屆展覽會(huì)的會(huì)刊——一般比較成熟和(hé)已經固定的展會(huì)，行業中的主要廠(chǎng)商基本上(shàng)會(huì)繼續參展，所以上(shàng)屆會(huì)刊是很(hěn)好(hǎo)的渠道(dào)。會(huì)刊資料往往登載有平面圖（可以看(kàn)出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上(shàng)是需要特别布置的）、展商的聯系方式和(hé)簡介（有些(xiē)展會(huì)也(yě)會(huì)把公司的展會(huì)負責人姓名登在上(shàng)面）。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比較，重要展會(huì)進行拍(pāi)攝存檔（數碼相片統一存放(fàng)路徑電腦(nǎo)備份、相片紙(zhǐ)打印編号存檔以方便查閱）。

展會(huì)專設網站(zhàn)——比較有規模的展會(huì)基本上(shàng)建有專門(mén)的網頁，一般有對(duì)下(xià)屆展會(huì)的宣傳和(hé)以往展覽的回顧，有些(xiē)不僅會(huì)列出上(shàng)屆的展商，爲顯示其展會(huì)效益，網上(shàng)也(yě)上(shàng)傳一些(xiē)布置得挺美(měi)觀的展位照片。

行業資訊媒體——行業資訊媒體比較熟悉其行業的展會(huì)和(hé)廠(chǎng)商，有些(xiē)專門(mén)的采訪類欄目，類似展會(huì)快(kuài)報(bào)的性質，裏面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。

正在服務客戶的參展商手冊和(hé)平面圖——如果在每次展會(huì)上(shàng)有已經在服務的客戶參展，最好(hǎo)能(néng)夠通過他(tā)們獲得展位平面圖（在爲新客戶服務時(shí)也(yě)要盡可能(néng)獲得所有展商的平面圖），上(shàng)面是最新的參展商，該屆展會(huì)的特裝客戶可以一目了(le)然。

2．上(shàng)門(mén)拜訪客戶

會(huì)展行業的業務特殊性在于它的客戶基本是确定的，隻是客戶需要選擇不同的供應商而已。很(hěn)多的客戶會(huì)進行邀稿競标，這(zhè)些(xiē)是很(hěn)多展覽公司都可以進入的，有些(xiē)供應商關系已經固定的客戶需要通過其他(tā)機會(huì)再進入。很(hěn)多時(shí)候，确實要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以進行登門(mén)拜訪的。

通過對(duì)客戶的交談，詳細了(le)解客戶的意圖，明(míng)确客戶希望展示的主題，偏愛色調，是否開(kāi)辟洽談區(qū)，需要媒介設備等。有些(xiē)客戶會(huì)提供他(tā)們的公司介紹給展覽公司，但(dàn)即便有對(duì)方的公司介紹，通過交流，業務人員需要得知(zhī)其以往的展台情況，特别是爲什(shén)麽會(huì)放(fàng)棄原有的合作(zuò)關系，有哪些(xiē)地方是不滿意的。

有些(xiē)客戶通常邀請(qǐng)很(hěn)多家比稿，但(dàn)最後選中的方案是幾個方案的集合，對(duì)于這(zhè)種客戶事(shì)先很(hěn)難分辨。也(yě)有個别客戶已經有了(le)搭建商，隻是爲了(le)形式，或是爲了(le)通過比稿得到(dào)一份現(xiàn)成的設計(jì)圖，最後自(zì)己另外(wài)找人做。目前會(huì)展行業比較混亂，該種情況希望可以通過與客戶交流能(néng)夠提前得以發覺。

3．取得客戶參展相關資料

如果得到(dào)客戶的認可，同意爲其展覽提供策劃設計(jì)，通常需要得到(dào)客戶的以下(xià)資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶标準司标、客戶标準字體、客戶标準色标、參展産品名稱規格和(hé)數量登、參展産品用(yòng)電要求、重點參展産品、展位制作(zuò)預算(suàn)。

通常不管是何種情況，客戶都會(huì)提供設計(jì)本身需要的資料，但(dàn)對(duì)于展覽服務公司來(lái)說，獲得客戶的費用(yòng)運算(suàn)是最關鍵的，在投标比稿中尤爲重要。有些(xiē)客戶會(huì)給一個大(dà)概的範圍，但(dàn)有些(xiē)客戶不願透露，甚至本身也(yě)沒有事(shì)先有預算(suàn)。我們可以收集該客戶的以往同行業展位照進行比較，或者把一些(xiē)展位圖給客戶參考選擇，并告知(zhī)其大(dà)緻費用(yòng)，請(qǐng)其選擇參考。客戶一般會(huì)選擇其風(fēng)格和(hé)價格都比較接近的展台圖。

參展商手冊和(hé)客戶要求關系到(dào)設計(jì)師的方案是否能(néng)夠達到(dào)入圍中标，應該盡可能(néng)齊全地從(cóng)客戶那邊獲得。展商手冊涉及到(dào)了(le)展館的技術參數和(hé)規則要求等。客戶要求可從(cóng)以下(xià)幾個方面明(míng)确：展位結構、展位材質要求、色彩要求、設計(jì)重點、照明(míng)要求、展闆數量、展位高(gāo)度等。

4．明(míng)确設計(jì)圖交付日期，制定工(gōng)作(zuò)計(jì)劃

同客戶明(míng)确首稿的交付時(shí)間和(hé)要求，會(huì)同設計(jì)師進行安排。對(duì)于大(dà)的項目，應該制定一份工(gōng)作(zuò)時(shí)間明(míng)細表，有需要可以提交給客戶。

二．設計(jì)階段

1．向設計(jì)師轉交客戶設計(jì)要求并随時(shí)與客戶進行展位設計(jì)的相關溝通交流

爲形成設計(jì)部的統一安排，業務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計(jì)要求和(hé)可能(néng)的需求風(fēng)格，填寫設計(jì)明(míng)細表，轉交給設計(jì)部的負責人。

在設計(jì)師出圖中，業務人員應該保持同客戶的随時(shí)聯系，把握其可能(néng)的變化。如果有必要，應該把設計(jì)師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯系。

對(duì)于需要親自(zì)去考察測量的場地，可以由業務人員或者設計(jì)師安排去現(xiàn)場。設計(jì)師應注意同工(gōng)程施工(gōng)人員保持聯系，了(le)解最新的展示材料，避免設計(jì)采用(yòng)的材料陳舊或者有些(xiē)設計(jì)無法實地施工(gōng)。

2．向客戶交付設計(jì)初稿、設計(jì)說明(míng)、工(gōng)程報(bào)價

展台初稿定下(xià)以後，會(huì)同供應商得到(dào)成本價，制作(zuò)明(míng)晰的報(bào)價單。一般展台設計(jì)的報(bào)價有一個比較細分的順序，既是爲了(le)方便具體列項也(yě)有助與讓客戶明(míng)了(le)并樂于接受，往往按照設計(jì)圖從(cóng)天到(dào)地或者從(cóng)外(wài)到(dào)裏按順序羅列，防止漏掉項目。在報(bào)價中要對(duì)材料、顔色、形狀及尺寸進行盡可能(néng)完整的描述。一份完整的報(bào)價就是一份詳細的工(gōng)單，便于把握施工(gōng)成本核算(suàn)及施工(gōng)的準确性。

展覽設計(jì)承建中，有一部分費用(yòng)是可以由客戶自(zì)己向展館支付的，但(dàn)往往實踐中都是展覽公司代交的，應在報(bào)價中凡代場館收費的項目一定要注明(míng)，比如電箱申請(qǐng)、場地管理(lǐ)費等。

有些(xiē)客戶要求在提交設計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上(shàng)設計(jì)說明(míng)，但(dàn)有些(xiē)要求比較簡單，隻要看(kàn)到(dào)實際的效果圖就可以；一些(xiē)形成規模的企業比較注重形象宣傳，盡管沒有明(míng)确要求設計(jì)圖附有說明(míng)，但(dàn)從(cóng)今後正規化考慮，應該提倡設計(jì)師寫設計(jì)說明(míng)。一般可以就展位風(fēng)格、材質說明(míng)、展位功能(néng)、色彩說明(míng)、照明(míng)說明(míng)、設計(jì)重點等幾個方面進行闡述。交圖時(shí)，如果能(néng)夠安排設計(jì)師一起同客戶見面的就好(hǎo)，可由設計(jì)師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和(hé)******的與衆不同。

3．研究客戶反饋意見并進行再次修改

客戶如果是多家比稿的話(huà)，就會(huì)有一番篩選。如果要求我們繼續修改，那麽應仔細了(le)解其真實意圖。有些(xiē)客戶經過第一次接觸後，即便是原來(lái)對(duì)展覽陌生的要說出個一二來(lái)。應仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應該綜合具體情況。

4．交付最後定稿之設計(jì)圖及工(gōng)程報(bào)價

三．簽約階段

1．同客戶确定工(gōng)程價格

在報(bào)價确定價格時(shí)，一定要保證所有的材料和(hé)特别要求公司是能(néng)夠做到(dào)的。否則一旦客戶确認而現(xiàn)場無法達到(dào)要求的話(huà)，将造成不好(hǎo)影響。

2．明(míng)确同客戶的相互配合要求

展館現(xiàn)場搭建的時(shí)間一般都比較緊張，隻有2-3天的安排，這(zhè)其中還有客戶的展覽産品需要布置，有時(shí)涉及到(dào)需要提前申報(bào)的事(shì)宜，應同客戶協調好(hǎo)雙方負責的範圍。

3．簽定合同

四．制作(zuò)階段

1．根據部門(mén)工(gōng)作(zuò)單完成制作(zuò)及準備工(gōng)作(zuò)

根據具體項目的需要，安排AV設備、木(mù)工(gōng)結構制作(zuò)、地毯供應商、美(měi)工(gōng)制作(zuò)等部分按照設計(jì)圖的要求和(hé)客戶的制定進行制作(zuò)。注意在制作(zuò)過程中如果有變動，應及時(shí)同設計(jì)師聯系，有需要業務人員應照會(huì)客戶。

2．安排客戶到(dào)工(gōng)廠(chǎng)實地察看(kàn)制作(zuò)及準備情況

一般客戶确認最後的效果圖後就隻是等待到(dào)時(shí)進場，有些(xiē)項目較大(dà)或者是客戶特别注重的項目會(huì)在制作(zuò)中進行監督，我們應做好(hǎo)安排其到(dào)公司或工(gōng)廠(chǎng)間參觀的準備

3．完成主辦、主場、展館等各項手續

有些(xiē)項目應該是要于開(kāi)展前向展館或者主辦方進行申報(bào)的，如果該部分工(gōng)作(zuò)是由我們來(lái)完成就要就定水(shuǐ)、電、氣與客戶确認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審批。對(duì)于某些(xiē)特殊用(yòng)材如霓虹燈、高(gāo)空(kōng)氣球等等還要進行特别的審批。

五．現(xiàn)場施工(gōng)階段

1．現(xiàn)場展位搭建

現(xiàn)場施工(gōng)的好(hǎo)壞決定了(le)項目設計(jì)是否得到(dào)了(le)實現(xiàn)。現(xiàn)在有很(hěn)多的展覽公司隻注重設計(jì)不注重搭建，造成了(le)客戶的不滿，這(zhè)也(yě)是展覽服務中經常有客戶更換供應商的原因。一般在搭建中客戶也(yě)會(huì)在現(xiàn)場布置展品，此時(shí)最好(hǎo)具體負責該項目的業務服務人員能(néng)到(dào)現(xiàn)場陪同，有必要，設計(jì)師也(yě)可以到(dào)現(xiàn)場監督施工(gōng)，并同客戶即時(shí)交流。盡管實際的效果不能(néng)馬上(shàng)體現(xiàn)，但(dàn)是很(hěn)多客戶希望能(néng)得到(dào)這(zhè)樣的服務。如果業務人員确實有原因不能(néng)在現(xiàn)場，應該把負責搭建布置的聯系人介紹給客戶。

2. 處理(lǐ)現(xiàn)場追加、變更項目

現(xiàn)場中經常會(huì)有一些(xiē)設計(jì)中本身沒有預料到(dào)的情況出現(xiàn)，而且客戶也(yě)會(huì)臨時(shí)提出一些(xiē)要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應即時(shí)進行更改，如果是客戶額外(wài)提出的，應保證首先滿足其合理(lǐ)的要求，同時(shí)對(duì)追加的部分要求客戶簽收補充到(dào)總項目款項中。

3．配合客戶展品進場

實踐中往往是先把展台結構布置好(hǎo)以後再安排展品入場的，現(xiàn)場的工(gōng)作(zuò)人員一定要注意爲客戶服務，配合其展品進場。

4．客戶驗收

所有的搭建工(gōng)作(zuò)完成後，要進行展位的衛生清潔，該項工(gōng)作(zuò)主要能(néng)安排我們的工(gōng)作(zuò)完成好(hǎo)，直到(dào)客戶驗收完，确保次日的開(kāi)幕。（應注意有些(xiē)時(shí)候自(zì)己展台搭建完成的較早，所有工(gōng)作(zuò)都結束後，大(dà)家都以爲沒事(shì)了(le)，但(dàn)隔壁展位的施工(gōng)會(huì)造成展台衛生和(hé)展品擺放(fàng)等受到(dào)影響）

六．展會(huì)期間及撤場階段

1．安排展會(huì)期間現(xiàn)場應急服務和(hé)增值服務

在開(kāi)展期間，主要是客戶的接待工(gōng)作(zuò)，但(dàn)很(hěn)多時(shí)候會(huì)需要對(duì)展台進行維護和(hé)臨時(shí)配置東西。業務負責人員和(hé)一二個工(gōng)人應在現(xiàn)場進行應急服務。從(cóng)客戶方來(lái)講，他(tā)很(hěn)是希望能(néng)夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好(hǎo)是他(tā)熟悉的，能(néng)夠有需要的時(shí)候随時(shí)可以得到(dào)解決。客戶在現(xiàn)場的工(gōng)作(zuò)人員應該有我們的現(xiàn)場服務人員的最直接的聯系方法。

增值服務方面可以很(hěn)廣泛，有些(xiē)業務人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工(gōng)作(zuò)，外(wài)語水(shuǐ)平好(hǎo)的可以充當翻譯服務，甚至可以幫助客戶發送資料、安排客戶間見面等。

2．配合客戶展品離場和(hé)現(xiàn)場拆除

展覽結束後，應首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對(duì)有些(xiē)材料需要再次使用(yòng)的，應幫助其大(dà)包運輸；如果是需要我們保存的，應主要拆裝。

3.退回前期預付的相關費用(yòng)

完成工(gōng)程後，應即時(shí)進行成本總結，向展館或主辦方退回事(shì)先預付的電箱申請(qǐng)、通訊押金(jīn)等費用(yòng)。

七. 後續跟蹤服務

作(zuò)好(hǎo)後續服務是赢得回頭客的重要原因。許多公司認爲展會(huì)有些(xiē)要間隔半年一年的才舉辦一次，展會(huì)結束了(le)也(yě)就中頓了(le)與客戶的聯系，從(cóng)而忽略了(le)對(duì)客戶的關懷。但(dàn)其實客戶是很(hěn)脆弱的，也(yě)是很(hěn)容易被他(tā)人挖走的。

所謂的展覽後續服務其實很(hěn)廣泛，比如公司可以把在展覽現(xiàn)場的照片打印或沖洗一份給客戶（包括客戶本身的和(hé)其他(tā)公司的）、爲客戶整理(lǐ)展會(huì)的會(huì)後總結、收集該行業的今後會(huì)展信息，提供客戶選擇下(xià)次參展、如果方便，可以邀請(qǐng)客戶參觀公司爲其他(tā)行業客戶設計(jì)的優秀展出等。隻要我們能(néng)夠在合同項目列表上(shàng)爲客戶多付出一份努力，都将爲公司在下(xià)次服務中赢得優勢。